一个高效的待办工作流

2024-05-08

本文是一篇基于 Apple 操作系统生态来打造高效待办工作流的介绍。

提到待办事项管理工具, 它作为能够提升效率的软件, 或许你也使用过很多种类似的，比如微软的 To Do, 滴答清单等等，一开始我们可能会追求功能全面和好看的 UI，但在使用几天之后就放弃了，其实不是本身工具不好用，而是使用这些工具去管理这么多繁杂的事项，本身就是很消耗精力。幸运的是最终我摸索出，能够让待办事项工作流要流畅运转起来，而核心点只有 3 个：

输入时要高效，随时随地。
输出时要醒目，通知到位。
任务管理工具要支持多平台，可以满足不同的场景。

举一些场景例子：

比如在洗着碗，这时候灵光乍现，想到一个能够解决 X 问题的 Y 方案，此时抬手呼出 Apple Watch 的 Siri，提醒我 Y 方案可以解决 X 问题。
在写着代码，突然想起了下班还要给女朋友买束花，此时调出 Alfred，输入r on 18:00 买束花，回车搞定，在 18:00 时，你的所有苹果设备都会提醒这个事件。
在临睡前，你想浏览一下明天的待办事项，此时拿出手机，切到提醒事项的【明天待办】列表，所有的事情就都在你的掌握之中。

有没有发现？所有的操作都是简单高效，最好是几秒钟内能够完成，这样的好处在于记录这些事项后，有利于大脑释放这部分任务占用的注意力。那么接下来我们就以这些目标，来打造一个高效的待办工作流。

让你的任务变得有序

理论先行，我们先脱离工具聊聊任务本身，在日常工作或生活中会不断产生新的任务，但这些任务不会告诉你代表的意义，即延迟做会怎么样，慢慢做会怎样，做完又有什么用，因为任务本身不会有任何反馈或者任何抗议。

举个例子，比如你正准备去运动，突然间想起有份报告要上交，此时如果这些任务没有标明重要和紧急程度，极有可能你会选择先去跑步，而错过了交报告的 deadline。因此任务是死的，只有我们自己按照一定的规则去归类和排序，任务才能有机地运转起来。这里我运用了管理学上的一个方法：任务四象限法。

此外，我认为还可以新增 3 个分类：

今日待办
明日待办
即刻想法

尽管它们也在都四象限里面，但都有着不同的作用，比如前两个主要是以时间线的方式可以展示任务列表，而即刻想法则是可以随时随地收集零碎的想法。

最后，还有一个锦上添花的分类：标签，即以任务的真实性质进行分类，比如洗碗，拖地，买菜这些都是属于杂活，在进行标签化后，任务工具可以帮助我们快速筛选任务类型。不过，如果任务系统设计得越复杂，也会占用我们的精力，需要大家自己根据情况进行简化。

然后，你还需要一些工具

Apple 操作系统自带的软件有个“默认行为”，它会默默地躺在操作系统的角落里，如果你不去了解，它永远不会出来打扰或宣传自己，而是会等待你的发现，这种理念真的太优雅了，没有错，我们要用到的工具就是苹果官方自带的提醒事项。

创建列表

提醒事项默认的列表比较简单，我们需要根据前面所提到的类型，创建对应的任务列表，它们分别有：

四象限列表：重要且紧急，紧急不重要，重要不紧急，不重要且不紧急
智能列表：今日待办，明日待办
临时列表：即刻想法

首先，四象限列表是存放着比较稳定的任务，而智能列表则是过滤今天和明天的任务，前者是关注此时此刻的任务，后者是在结束一天前可以提前知道明日的计划。
其次，如果你发现，有些任务是长期重复的，此时可以设置重复时间，也允许自定义重复时间间隔，比如 3 天提醒 1 次。

最后，你可以给它们设置不同的图标和颜色，以更形象且直观的方式显示信息。

连接高效工具

最关键的一个列表：即刻想法（临时列表），我认为它是使得我能够养成任务管理习惯的一大利器，因为它连接了 Siri，Afred 这类即呼即出的高效工具，能够做到秒级别的任务添加，值得注意的是，你还需要将该列表设置为默认列表，也就是说让“快捷操作”会默认添加到即刻想法。下面是 Siri 语音和 Alfred，快速添加演示：